Ob virtuell oder in Präsenz: Viele Beschäftigte fühlen sich von zu häufigen Besprechungen gestresst und erschöpft. Einer Studie zufolge wird ein Drittel der Meetings als unnötig wahrgenommen. Mit der passenden Variante und der richtigen Vorbereitung können Besprechungen effizienter gestaltet werden und die Motivation der Mitarbeiter erhalten bleiben.
Sitzungen und Besprechungen bieten unbestritten viele Vorteile: Informationen können direkt ausgetauscht und erfragt, Missverständnisse geklärt und Lösungen diskutiert werden. Im Idealfall werden auch Entscheidungen im Team gefällt. Trotzdem sollte bei jedem Meeting vorab geklärt werden, ob es überhaupt nötig ist – denn sie gehören zu den größten Zeitfressern im Job. In einer internationalen Umfrage des Bürosoftwareanbieters Slack, die im Jahr 2023 veröffentlicht wurde, haben die in Deutschland Befragten angegeben, dass sie nur etwas mehr als die Hälfte ihrer Meetings (53,4 Prozent) als „gute Nutzung der Arbeitszeit“ ansehen; 36,5 Prozent wurden dagegen als unnötig eingestuft. Eine gute Vorbereitung und die Wahl der passenden Variante – ob in Präsenz, als Video- oder Telefonkonferenz – sind daher entscheidend.
Egal, welche Variante gewählt wird: Meetings sollten nur einberufen werden, wenn sie wirklich akut nötig sind. Sogenannte Serientermine können auch abgesagt werden, wenn es nichts Wichtiges zu besprechen gibt. Die Teilnehmer sollten gezielt ausgewählt, rechtzeitig eingeladen und über den Inhalt, die Tagesordnung und voraussichtliche Länge informiert werden.
Für einen effizienten Ablauf sorgt die Benennung eines Moderators und eines Protokollführers. Auch sollten sich die Beteiligten im Vorfeld auf allgemeine Diskussionsregeln und grundsätzliche Verhaltensregeln für Meetings einigen, sodass sich jeder für die Einhaltung dieser Regeln verantwortlich fühlt. Beispielsweise sollte noch einmal darauf hingewiesen werden, dass während der Sitzung nicht auf die Smartphones geschaut wird und jeder ausreden darf. Auch auf den pünktlichen Beginn und das pünktliche Ende sollte Wert gelegt werden.
Fanden Besprechungen früher meistens in Präsenz statt, hat sich das Bild seit der Coronakrise gewandelt: Video- und Telefonkonferenzen gehören mittlerweile für viele Beschäftigte zum Alltag. Welche Variante sich im Einzelfall anbietet, hängt von dem jeweiligen Ziel der Sitzung ab.
Präsenz-Meeting
Ein Präsenz-Meeting setzt voraus, dass sich alle Teilnehmer am selben Ort befinden – was heutzutage nicht mehr selbstverständlich ist. Ist dies der Fall, bietet aber eine solche Besprechung vor Ort einige Vorteile: Kritische Themen können konzentrierter geklärt werden, weil Ablenkungen fehlen. Es gibt weniger Hemmschwellen, sich zu Wort zu melden, sowie einen flüssigeren Gesprächsverlauf als bei virtuellen Meetings.
Videokonferenz
Der Boom bei den Videokonferenzen während der Coronapandemie ist mittlerweile etwas abgeflacht, aber sie werden nach wie vor häufig genutzt. Ihr Vorteil: Sie können von jedem Standort aus und auch spontan durchgeführt werden – wenn die technischen Voraussetzungen stimmen. Daher sollte vorher immer die Technik überprüft werden: Besteht eine gute Internetverbindung? Funktioniert das Meeting- Tool? Stehen jedem Teilnehmer eine Kamera und ein Mikrofon zur Verfügung?
Telefonkonferenz
Eine Telefonkonferenz ist die unkomplizierteste Art einer Sitzung: Alles, was benötigt wird, ist ein Telefon. Trotzdem sollte auch hier im Vorfeld die Technik geprüft werden. Telefonkonferenzen eignen sich nur für kleine Gruppen, da der Gesprächspartner nicht zu sehen ist und die Koordination und Moderation entsprechend schwieriger ist.
